Het bestuursakkoord "Met lef & liefde voor Deventer" spreekt over grote kansen en uitdagingen op het gebied van werk, duurzaamheid, zorg, evenementen en samen leven. Dat vraagt om een organisatie die zich makkelijk organiseert rond deze opgaven. Een organisatie die goed functioneert, die zowel robuust is als wendbaar. Daarover gaat het programma Bedrijfsvoering.
We ontwikkelen ons tot een organisatie die flexibel, communicatief en netwerkend is. Zo kunnen we inspelen op wat de samenleving ons vraagt. De rol die we daarbij innemen (faciliterend, regulerend, uitnodigend of handhavend) hangt af van het maatschappelijke vraagstuk. De organisatie kent een verdeling van taken en verantwoordelijkheden, maar treedt naar buiten toe als één geheel op. De organisatie is er op gericht een optimale connectie te maken met de buitenwereld. En zorgt ervoor dat maatschappelijke vraagstukken snel en effectief worden opgepakt.
We willen een organisatie zijn waar de medewerkers met trots en plezier werken. Dat doen we in duurzame huisvesting waarin gebouw en voorzieningen optimaal worden benut. In een organisatie waar integraal gewerkt wordt, over domein- en teamgrenzen heen. Waar we sturen op basis van vertrouwen: minder kaders, maar wel steviger en met korte beslislijnen. En volgens de kernwaarden zorgzaam, verantwoordelijk, open en durf.
Inwoners en ondernemers verwachten dat we onze informatievoorziening op orde hebben. Tot de basis daarvan behoort het borgen van privacy en informatieveiligheid. Ook vraagt dit om een gemeentelijke organisatie die datagedreven werkt.
Er is een sterke focus op de financiële soliditeit van de gemeente. Op ons financieel portaal zijn begroting en andere financiële stukken volledig digitaal beschikbaar. Besturen betekent vooraf kaderen, vervolgens het goede handelen en achteraf verantwoorden. De gemeente Deventer wil graag laten zien dat zij in control is. Zo verantwoorden we open en transparant aan onze inwoners wat we voor de gemeenschap doen. Control is daarmee een essentieel onderdeel voor de gemeente om succesvol te zijn.
Deventer, Olst-Wijhe en Raalte (DOWR) hebben een samenwerkingsverband op het gebied van bedrijfsvoering. De financiële administratie, gemeentelijke belastingen, ICT, facilitaire zaken en het inkoopadvies leveren we in dit verband vanuit de gemeente Deventer. Continu innoveren is op alle percelen het uitgangspunt.
Meer informatie
Actuele beleidscontext
Digitaal en datagedreven werken
Er wordt een steeds groter beroep gedaan op de digitale vaardigheden van onze medewerkers. Ook hebben we veel aandacht voor de andere 21-eeuwse vaardigheden en voor digitaal leiderschap. Door Covid 19 is dit in een stroomversnelling gekomen. In het project Toekomstgericht Werken kijken we met een integrale blik naar ons werk: vanuit ict, huisvesting en met veel zorg voor de medewerker.
De privacy van inwoners en de informatieveiligheid van de gemeente moeten worden gewaarborgd. De komende jaren blijven wij ons richten op het stroomlijnen van de verantwoordingen op privacy en informatieveiligheid. Het combineren van gegevens en de manier waarop informatie ons stuurt, verdienen onze permanente aandacht.
Ook vanuit andere oogpunt hebben we veel aandacht voor data, informatie en kennis. We doen dit om intern beter te kunnen sturen op de uitvoering van taken, ervan te leren en verbeteringen te signaleren. Daarnaast doen we dit ter ondersteuning van beleidsbeslissingen, door het bij elkaar brengen van data uit verschillende beleidsvelden. Dat betekent dat onze data en het informatiebeheer goed op orde moeten zijn. In 2022 starten we met de realisatie van het uitvoeringsplan Data Gedreven Werken. In het Infolab combineren we informatie over contact met inwoners bij het KCC, Communicatie en in de wijken.
Toekomstgericht Werken (TGW)
Als organisatie werken we flexibel, we kiezen op basis van ons werk wat een handige werkplek is: op kantoor, thuis, of op locatie in de wijk, bij bewoners, organisaties of partners. Na anderhalf jaar gedwongen thuiswerken, grijpen we deze kans aan om het goede van thuiswerken te behouden en dit in balans te brengen met werken op kantoor of op een andere locatie. Dit noemen we Toekomstgericht Werken (TGW): we willen met plezier, veilig, in balans en effectief werken.
Het stadhuis wordt steeds meer een plek waar medewerkers, inwoners en samenwerkingspartners elkaar ontmoeten. Geconcentreerd werken en overleggen met een informerend karakter zullen steeds meer vanuit huis of elders plaatsvinden.
Deze nieuwe manier van werken vraagt om aanpassing aan het werkplekconcept, de digitale faciliteiten en hoe we hier als medewerkers mee om gaan (houding en gedrag). De komende tijd zoeken we stap voor stap naar de goede balans.
Deventer beweegt
De gemeente is continu in beweging. Ruim drie jaar geleden hebben we de koers ingezet richting een communicatieve, flexibele en netwerkende organisatie. Directie, management en medewerkers hebben verschillende acties opgepakt om hier naartoe te werken.
Grote opgaven zoals de ‘routekaart wonen en voorzieningen, versterken arbeidsmarkt en verjongen’ en de energietransitie zijn veelomvattende strategieën. Om deze te kunnen realiseren kijken we naar een passende structuur en aansturing. Hiermee geven we de juiste impuls om deze opgaven voor de Deventer samenleving te realiseren.
Duurzame inzetbaarheid
Werknemers werken steeds langer door en de AOW-leeftijd ligt steeds hoger. Dit zorgt ervoor dat werknemers in toenemende mate langer zullen (moeten) doorwerken. Dit noodzaakt tot meer aandacht voor de duurzame inzetbaarheid van werknemers. Vanuit de HR-visie werken we aan gemeentebreed beleid op het gebied van duurzame inzetbaarheid. Momenteel voeren we een analyse uit: waar staat de organisatie nu, en waar moet de organisatie heen? Wat gaat er goed en wat kan beter? Van hieruit wordt een plan van aanpak opgesteld met de specifieke thema’s die we gaan implementeren, evalueren en borgen.
Gemeentebrede ontwikkeling
Meerjarige formatie en bezetting
In dit overzicht is het meerjarenperspectief in de formatie van de gemeente Deventer weergegeven. Hierin zijn besluiten en mutaties tot en met augustus 2021 verwerkt. Dit is exclusief nieuw beleid.
Meerjarige formatieontwikkeling | 2021 | 2022 | 2023 | 2024 | 2025 |
Formatie (FTE) | 725,84 | 748,17 | 742,26 | 729,72 | 727,94 |
(Bovenstaande is exclusief formatie HGB, Raad, B&W en (structureel) gedetacheerden)
In 2022 stijgt de formatie met 22,33 fte ten opzichte van 2021. De organisatie groeit door de uitbreiding van wettelijke taken en projecten. Voor een deel betreft het omzetting van structurele inhuur naar vaste formatie.
In het meerjarig beeld daalt de formatie vanaf 2023, omdat voor een aantal functies vooralsnog tijdelijke formatie is toegekend, die in 2023 of later afloopt.
Inhuur
(bedragen x €1.000)
Soort inhuur | Realisatie | Begroting | Begroting | ||
Jaren | 2018 | 2019 | 2020 | 2021 | 2022 |
Inhuur vaste formatie | 1.685 | 1.703 | 2.518 | 2.900 | 2.700 |
Inhuur extra capaciteit | 4.473 | 4.308 | 2.596 | ||
Inhuur specifieke deskundigheid | 2.382 | 1.994 | 3.492 | ||
Inhuur boven formatie | 4.900 | 5.300 | |||
Totaal | 8.540 | 8.005 | 8.606 | 7.800 | 8.000 |
De begrote inhuur boven formatie 2022 bedraagt €8 miljoen. De prognose voor 2021 komt in de tweede kwartaalrapportage 2021 op circa €8,5 miljoen. Naar verwachting neemt het effect van Corona in 2022 af en wordt in toenemende mate inhuur omgezet in formatie. Daarom gaan wij in de begroting uit van een lichte daling ten opzichte van de verwachte inhuurkosten 2021. Dit is exclusief nieuw beleid.
De inhuur boven formatie betreft inhuur voor vervanging bij ziekte en zwangerschap, bij piekbelasting en voor specifieke deskundigheid (piek, ziek en specifiek).
Bij de aanvraag voor inhuur wordt altijd eerst gekeken of dit intern of via de Talentenregio kan worden opgelost. Wanneer dit niet het geval is wordt de aanvraag gepubliceerd op de inhuurdesk. Inhuuropdrachten boven €100.000 worden geaccordeerd door de directie. Via de P&C cyclus wordt er gerapporteerd over de stand van zaken van het inhuurbudget.
Ziekteverzuim
De organisatiedoelstelling voor ziekteverzuim blijft voor 2022 ongewijzigd op 4,6%. Om deze doelstelling te halen, moet met name het langdurig verzuim worden teruggebracht. Verzuim door privéomstandigheden en persoonlijke factoren in combinatie met wat het (veranderende) werk vraagt, zijn de belangrijkste oorzaken van het verzuim. In het verzuimmanagement heeft dit dan ook de aandacht van de organisatie.
Generatiepact
Het generatiepact loopt einde van dit jaar af. Het is nog onduidelijk of deze regeling wordt verlengd.
Doelstelling - We werken met hoofd, hart en handen voor Deventer
We zijn een lerende organisatie; hebben inzicht in ons succes én falen. Medewerkers hebben eigen regie en verantwoordelijkheid op hun loopbaan en mobiliteit. Onze organisatie kenmerkt zich door diversiteit.
Relatie met strategisch doel
Samen werken en samen leven
Prestaties
Doelstelling - We zijn een flexibele en wendbare organisatie
We zijn een lerende organisatie, hebben inzicht in ons succes én falen. Medewerkers hebben eigen regie en verantwoordelijkheid op hun loopbaan en mobiliteit. We zijn een aantrekkelijke werkgever. We werken met vitale professionals in een eigentijdse, digitale en inclusieve werkomgeving. Daarmee zijn we open, verantwoordelijk, zorgzaam en met durf.
Relatie met strategisch doel
Samen werken en samen leven
Prestaties
Doelstelling - We hebben een solide bedrijfsvoering
We zijn financieel robuust en hebben een toegankelijke en betrouwbare informatievoorziening. We werken met vitale professionals in een eigentijdse werkomgeving. Daarmee zijn we slagvaardig, betrouwbaar en transparant.
Relatie met strategisch doel
Samen werken en samen leven
Prestaties
Doelstelling - We werken datagedreven en met een eigentijdse informatievoorziening
We werken digitaal. We ontwikkelen ons naar een datagedreven organisatie. Met onze informatiehuishouding kunnen we efficiënt en integraal werken. Onze proces- en ICT-inrichting kan snel aangepast worden op nieuwe taken. Daarvoor maken we gebruik van technische mogelijkheden en innovaties.
Relatie met strategisch doel
Samen werken en samen leven
Prestaties
Beleidsindicatoren | Bedrijfsvoering | ||||
Nummer | Taakveld | Naam | Waarde | Toelichting | Bron |
2 | Bestuur en ondersteuning | Bezetting | 7,05 | Fte per 1.000 inwoners | eigen gegevens |
1 | Bestuur en ondersteuning | Formatie | 7,39 | Fte per 1.000 inwonere | eigen gegevens |
3 | Bestuur en ondersteuning | Apparaatskosten | 616,58 | Kosten per inwoner | eigen begroting |
4 | Bestuur en ondersteuning | Externe inhuur | 11,78 | Kosten inhuur externen als % van totale loonsom + kosten inhuur externen | eigen begroting |
5 | Bestuur en ondersteuning | Overhead kosten | 8,25 | % van totale lasten | eigen begroting |
(bedragen x €1.000)
2021 | 2022 | 2023 | 2024 | 2025 | |
Lasten | 38.260 | 36.900 | 36.761 | 36.072 | 36.067 |
Baten | 8.811 | 7.921 | 7.766 | 7.768 | 7.754 |
Saldo exclusief reserves | -29.449 | -28.979 | -28.995 | -28.304 | -28.312 |
Storting in reserves | 1.095 | 737 | 865 | 901 | 977 |
Putting uit reserves | 2.124 | 801 | 1.166 | 888 | 909 |
Saldo reserves (taakveld Mutaties reserves) | 1.030 | 64 | 301 | -13 | -68 |
Saldo inclusief reserves | -28.419 | -28.915 | -28.693 | -28.317 | -28.381 |
Het saldo (inclusief reserves) stijgt in 2022 met €496.000 ten opzichte van 2021. Deze stijging is met name te verklaren door:
- Loon- en prijscompensatie (€319.000);
- In 2021 waren de facilitaire kosten in het stadhuis incidenteel €220.000 lager doordat het pand in verband met de corona-pandemie minder intensief is gebruikt;
- In de Voorjaarsnota 2021 is voor 2022 budget gevraagd voor formatie versterking kabinet, webredactie en een recruiter (+€213.000), voor ICT hulpmiddelen voor de Raad (€35.000), datagedreven werken (€150.000) en de implementatie van een financieel systeem (€129.000);
- Eenmalige ICT-middelen 2021 voor de PPM applicatie sociaal domein en BGT (grootschalige topografie) zijn in 2022 vervallen (-€708.000), voor 2022 is €55.000 incidenteel begroot voor beeldschermen vanuit de thuiswerkregeling;
- Incidenteel budget voor zaakgericht werken vervalt vanaf 2022. Het budget wordt daarmee met €167.000 verlaagd;
- Vanuit de opgespaarde middelen uit het generatiepact wordt in 2022 €50.000 begroot voor inzet op afstand tot de arbeidsmarkt;
- Overige verschillen, waaronder meerjarige verschuivingen in ICT-budget (+€200.000).
(bedragen x €1.000)
2021 | 2022 | 2023 | 2024 | 2025 | |
Ondersteuning organisatie | -29.449 | -28.979 | -28.995 | -28.304 | -28.312 |
Saldo exclusief reserves | -29.449 | -28.979 | -28.995 | -28.304 | -28.312 |
(bedragen x €1.000)
2022 | 2023 | 2024 | 2025 | |
Uitgaven t.l.v. investeringen | 2.170 | 1.356 | 2.242 | 3.620 |
Inkomsten t.g.v. investeringen | 0 | 0 | 0 | 0 |
Saldo | -2.170 | -1.356 | -2.242 | -3.620 |
Documenten
Documentnaam | Bestandsgrootte | Openen |
Beleidskader Informatieveiligheid DOWR 2017-2020 | 1,2 Mb | |
Beleidskader privacy en gegevensbescherming | 0,6 Mb | |
Geïntegreerd Uitvoeringsplan Informatieveiligheid 2017-2020 | 1,2 Mb | |
I-Visie DOWR 2018-2022 | 1,0 Mb |